组织筹备一次庆典，如同进行生产和销售一样，先要对它作出一个总体的计划。商务人员如果受命完成这一任务，需要记住两大要点：其一，要体现出庆典的特色。其二，要安排好庆典的具体内容。
毋庸多言，庆典既然是庆祝活动的一种形式，那么它就应当以庆祝为中心，把每一项具体活动都尽可能组织得热烈、欢快而隆重。不论是举行庆典的具体场合、庆典进行过程中的某个具体场面，还是全体出席者的情绪、表现，都要体现出红火、热闹、欢愉、喜悦的气氛。惟独如此，庆典的宗旨——塑造本单位的形象，显示本单位的实力，扩大本单位的影响，才能够真正地得以贯彻落实。
庆典所具有的热烈、欢快、隆重的特色，应当在其具体内容的安排上，得到全面的体现。
1.要有计划
庆典活动应纳入组织的整体规划，应使其符合组织整体效益提高的目的。组织者应对活动进行通盘考虑，切忌想起一事办一事，遇到一节庆一节。
2.要选择好时机
调查研究是组织开展公共关系活动的基础。庆典活动也应在调查的基础上，抓住企业时机和市场时机，应尽可能使活动与市场相吻合
3.科学性与艺术性相结合
公共关系活动是科学地推销产品和形象的过程，但要赋予其艺术性的化身，使其更具有魅力，这样会有更好的宣传效果，使企业形象更佳。
4.要制造新闻
公共关系活动应能够为公众的代表——新闻媒体所接受，它的反应是衡量活动成功与否的标尺，也是组织形象能否树立的重要环节。所以，庆典活动应尽量邀请新闻记者参加，并努力使活动本身具有新闻价值。
5.要注意总结
组织的公共关系活动应讲求整体性和连续性，作为整体公共关系一部分的庆典活动，应与其他公共关系活动协调一致。为保持组织形象的一体化，保证今后开展活动的连续性，对每一次庆典活动的总结，就显得十分必要了。
6.和谐。
许多人认为，在所有规律中，和谐是展台设计最重要的一条规律。展台是由很多因素，包括布局、照明、色彩、图表、展品、展架、展具等组成。好的设计是将这些因素组合成一体，帮助展出者达到展出目的。但万事都有一个度的把握，过于完美也就失去的意义。、
7.简洁。
展台越复杂就越容易使参观者迷惑，就越不容易造成清晰、强烈的印象。一般人在瞬间只能接受有限的信息。观众行走匆忙，若不能在瞬间获得明确的信息，观众就不会产生兴趣。另外，展台复杂也容易降低展台人员的工作效率。展品要选择有代表性的摆放，次要产品可以不展示。展出公司往往以为数量能显示价值，因此大量堆放展品，在有限的空间堆砌展品效果其实最差。选择布置展品必须有选择，有所舍弃。不要使用所有设计和布置手段。简洁、明快是吸引观众的最好办法。照片、图表、文字说明应当明确、简炼。与展出目标和展出内容无关的设计装饰应减少到最低程度。不要在展台墙板上挂贴零碎的东西，比如展览手册、小照片等。不要让无关的东西分散观众的注意力。画蛇添足，有时是客户要求，有时是设计人自认清高坚持员则。学会换位思考，没有人愿意去欣赏一个自己认为过于逻嗦的作品。
8.适度。庆典活动是一种礼仪性活动。我国有关方面专门作出规定 要严格控制 认真执行申报制度。同时要有精品意识 典礼过多、过滥 会影响庆典活动的质量和效果。典礼的规模、形式还要和单位、项目情况大体相符 工程不大 却弄一个特大规模的庆典 只会成为笑柄。
9.隆重。典礼是一种热烈庄重的仪式 需要一定的隆重程度。这样既可以鼓舞人心 又可以扩大影响。在现场布置、形式选择、程序安排等环节下功夫 努力营造隆重热烈的气氛。同时还要力求有创意 一般化的庆典活动 无法留给人深刻印象 不可能取得效果。节俭。庆典活动既要隆重热烈 又要简朴务实。从规模、规格上要严格控制 邀请人员的级别、数目要适当 不能一味追求“高、大、全”。在项目、程序上尽量从简 可以省去的一些环节 就应当坚决省去。
10.落实致辞人和剪彩，致辞人和剪彩人分己方和客方。己方为组织最高负责人，客方为德高望重、社会地位较高的知名人士；选择致辞人和剪彩人应征得本人同意。
11.编写宣传材料和新闻通讯材料；列出庆典主题、背景、活动内容等相关材料，将材料装在特制的包装袋内发给来宾。对记者，还应在其材料中添加较详细的资料，以方便记者写作新闻稿件。
12.庆典活动的接待工作；设置接待室。对所有来宾，都应热情接待，耐心服务；对重要来宾，要由组织领导亲自接待；他们的签到、留言、食、宿均应由专人负责。